Optimiser sa méthode de classement et d'archivage
Le classement et l'archivage des documents sont très importants dans une organisation pour retrouver rapidement et facilement une information. Sans organisation, l'information se perd et cela peut avoir des conséquences négatives pour l'entreprise. Cette formation vous donnera les meilleures méthodes pour organiser le traitement de l'information et sa sécurisation en interne.
Présentiel
Format de la formation
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Formation
Durée
14 heures sur 2 jours
Groupe
De 0 à 8 personnes
Tarifs
Inter : 770 € NET 2 jours
Intra : A partir de 1 300 € NET
Programme
Pré-requis
Aucun.
Public concerné
Toute personne souhaitant optimiser l’accès à l’information et sa sécurisation.
Objectifs
A l'issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de :
Identifier les différentes méthodes de classement et d’archivage et déterminer la technique la mieux adaptée à son propre contexte
Connaître et respecter les règles et principes du classement efficace
Mettre en place une méthode de classement
Effectuer un archivage intelligent de l’information
Objectifs pédagogiques
- A l'issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de :
- - Identifier les différentes méthodes de classement et d’archivage et déterminer la technique la mieux adaptée à son propre contexte
- - Connaître et respecter les règles et principes du classement efficace
- - Mettre en place une méthode de classement
- - Effectuer un archivage intelligent de l’information
Contenu
Les caractéristiques et enjeux du classement
L’importance du classement dans le traitement de l’information
La différence entre classement et rangement
Les effets d’un manque d’organisation
Vers une définition du classement
Les méthodes de classement
L’analyse des besoins d’information
Les quatre principes du classement optimisé
Les avantages et inconvénients des différentes méthodes de classement
Structurer le classement
Instaurer une logique commune
Rendre l’information rapidement accessible
Rationaliser son espace de travail
La mise en place d’une méthode de classement
Le diagnostic des forces et faiblesses du système existant
L’analyse de l’information et de son contexte
Le choix de la bonne méthode
La mise en place de la nouvelle méthode
L’actualisation des procédures
La communication
Organiser le classement sur informatique
L’arborescence claire
Le choix des noms de dossiers, de fichiers
Le classement via la messagerie électronique
Du classement à l’archivage
Savoir quoi garder, quoi jeter en fonction des besoins de l’entreprise et/ou des contraintes légales
Organiser l’espace d’archivage
A propos de la Gestion Electronique des Documents (GED)
Méthodes Pédagogiques
Exposé théorique
Formation axée sur la mise en pratique
Analyse des pratiques personnelles
Formation participative
Exercices individuels orientés vers les situations professionnelles du stagiaire
Conseils personnalisés du formateur
Modalités d'évaluation
- Tour de table - Questionnaire de positionnement - Evaluation de fin de formation : Qcm - Bilan individuel des compétences acquises - Questionnaire de satisfaction à chaud
Accessibilité
Nous consulter
Date de modification
02/05/2023