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Optimiser sa méthode de classement et d'archivage

Le classement et l'archivage des documents sont très importants dans une organisation pour retrouver rapidement et facilement une information. Sans organisation, l'information se perd et cela peut avoir des conséquences négatives pour l'entreprise. Cette formation vous donnera les meilleures méthodes pour organiser le traitement de l'information et sa sécurisation en interne.

Présentiel
Format de la formation

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Formation

Durée
14 heures sur 2 jours

Groupe
De 0 à 8 personnes

Tarifs
Inter :
770 € NET 2 jours
Intra : A partir de 1 300 € NET

Programme

Pré-requis

Aucun.

Public concerné

Toute personne souhaitant optimiser l’accès à l’information et sa sécurisation.

Objectifs

A l'issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de :

Identifier les différentes méthodes de classement et d’archivage et déterminer la technique la mieux adaptée à son propre contexte

Connaître et respecter les règles et principes du classement efficace

Mettre en place une méthode de classement

Effectuer un archivage intelligent de l’information

Objectifs pédagogiques

  • A l'issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de :
  • - Identifier les différentes méthodes de classement et d’archivage et déterminer la technique la mieux adaptée à son propre contexte
  • - Connaître et respecter les règles et principes du classement efficace
  • - Mettre en place une méthode de classement
  • - Effectuer un archivage intelligent de l’information

Contenu

Les caractéristiques et enjeux du classement

L’importance du classement dans le traitement de l’information

La différence entre classement et rangement

Les effets d’un manque d’organisation

Vers une définition du classement

 

Les méthodes de classement

L’analyse des besoins d’information

Les quatre principes du classement optimisé

Les avantages et inconvénients des différentes méthodes de classement

 

Structurer le classement

Instaurer une logique commune

Rendre l’information rapidement accessible

Rationaliser son espace de travail

 

La mise en place d’une méthode de classement

Le diagnostic des forces et faiblesses du système existant

L’analyse de l’information et de son contexte

Le choix de la bonne méthode

La mise en place de la nouvelle méthode

L’actualisation des procédures

La communication

 

Organiser le classement sur informatique

L’arborescence claire

Le choix des noms de dossiers, de fichiers

Le classement via la messagerie électronique

 

Du classement à l’archivage

Savoir quoi garder, quoi jeter en fonction des besoins de l’entreprise et/ou des contraintes légales

Organiser l’espace d’archivage

A propos de la Gestion Electronique des Documents (GED)

Méthodes Pédagogiques

Exposé théorique

Formation axée sur la mise en pratique

Analyse des pratiques personnelles

Formation participative

Exercices individuels orientés vers les situations professionnelles du stagiaire

Conseils personnalisés du formateur

Modalités d'évaluation

- Tour de table - Questionnaire de positionnement - Evaluation de fin de formation : Qcm - Bilan individuel des compétences acquises - Questionnaire de satisfaction à chaud

Accessibilité

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Date de modification

24/02/2023

Fiche Programme

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